钉钉通讯录是企业组织架构的数字映射。管理好通讯录，不仅能让员工快速找到同事，还能实现权限分级、信息保护。本文面向管理员，详解通讯录的搭建与管理。
一、搭建组织架构
方式1：手动添加部门与员工（适合小企业）
- PC端登录管理后台（https://oa.dingtalk.com）
- 点击“通讯录” → “部门管理”
- 点击“添加子部门”，输入部门名称（如“市场部”、“技术部”）
- 拖动部门调整层级关系
添加员工：
- 点击某个部门 → “添加成员”
- 填写：姓名、手机号、职位、工号等
- 可批量添加：下载Excel模板，填好后上传
方式2：Excel批量导入（适合中大型企业）
- 通讯录 → 批量导入导出 → 下载模板
- 按模板填写所有员工信息（姓名、手机号、部门路径、职位等）
- 上传Excel，系统自动创建部门并导入员工
- 支持增量更新（只添加新员工，不改动旧数据）
方式3：钉钉考勤机/人事系统同步
如果企业已有HR系统（如用友、金蝶），可通过钉钉开放API进行双向同步，实现人员入职、离职自动更新。
二、设置部门负责人
每个部门可以设置1名或多名负责人。负责人拥有该部门的管理权限（如查看本部门成员日志、审批本部门申请）。
设置方法：
- 通讯录 → 找到目标部门 → 点击部门右侧“编辑”
- 在“部门负责人”一栏添加成员
- 可设置“负责人排序”（第一负责人拥有最高权限）
负责人的权限：
- 查看本部门成员的通讯录
- 审批本部门成员的请假、报销等申请
- 查看本部门成员的日志
- 在群聊中@所有人时，只有负责人有权限
三、隐藏敏感信息
很多企业不希望所有员工都能看到老板的手机号、高管的部门信息。钉钉支持多层级的隐私保护。
隐藏某个成员：
- 通讯录 → 找到该成员 → 点击“编辑”
- 开启“隐藏本部门”（该成员不出现在组织架构树中）
- 开启“隐藏手机号”（其他成员看不到手机号，但可发起钉钉聊天）
设置可见范围：
- 通讯录 → 通讯录设置 → 可见范围
- 可设置：所有人可见 / 仅本部门可见 / 仅指定角色可见
- 例如：财务部成员只对全体员工可见姓名和职位，但隐藏手机号和部门详细信息
保护高管隐私：
建议对总监及以上级别设置：
- 隐藏手机号
- 隐藏直属下属人数
- 禁止普通员工发起语音/视频通话（仅文字聊天）
四、离职与入职处理
员工入职：
员工离职：
- 通讯录中找到该员工 → 点击“离职”
- 系统提供三个选项：
- 仅标记离职：账号保留，但移出所有群聊
- 禁用账号：无法登录，所有数据保留
- 删除账号：彻底删除，无法恢复（不推荐）
离职交接：
- 管理员可将离职员工的审批单、日志、文件等一键转交给接手人
- 在“离职交接”工具中勾选需要交接的内容
五、高级功能：角色与标签
除了部门结构，钉钉还支持“角色”和“标签”，用于更灵活的权限管理。
角色：
- 如“财务审核人”、“会议室管理员”等，不局限于某个部门
- 一个成员可以拥有多个角色
- 在审批流程中可按“角色”指定审批人
标签：
- 如“核心员工”、“新员工”、“实习生”
- 用于批量发送消息、批量设置权限
- 与部门独立，可以跨部门打标签
设置方法：通讯录 → 角色管理 / 标签管理 → 新建并添加成员
六、常见问题
Q：员工自己修改了昵称和头像，管理员能还原吗？
A：管理员可以在后台强制统一员工资料（如统一设置头像为公司Logo），但一般不建议，尊重员工个性化。
Q：如何避免离职员工仍然在公司群聊中？
A：离职操作会自动将所有群聊中的该成员移出，但群聊历史消息中仍会保留其名字。
Q：可以设置“只允许本公司员工加好友”吗？
A：可以。安全中心 → 隐私设置 → 限制外部联系人添加。